Hướng dẫn cách sử dụng máy photocopy văn phòng cho người mới

Các thao tác và cách dùng máy photocopy khiến nhiều người cảm thấy rối khi sử dụng lần đầu. Hiện nay trên thị trường có rất nhiều dòng máy photocopy với nhiều tính năng khác nhau. Tuy nhiên, về cơ bản chúng đều hướng đến người dùng và giống nhau về mặt thao tác căn bản. Bạn chỉ cần biết những tác vụ cơ bản của máy photocopy để in ấn, photocopy đơn giản. Sau khi đã thông thạo các bước phải làm này sẽ dễ học đến các tính năng hiện đại của thiết bị này. Công ty photocopy Thiên Phú Copier sẽ hướng dẫn cách sử dụng máy photocopy chi tiết nhất cho các bạn ở nội dung bên dưới.

Khởi động máy photocopy

Khởi động máy photocopy là việc đầu tiên bạn cần thực hiện. Việc này rất đơn giản bằng cách kết nối nguồn tiền từ máy photocopy với nguồn điện. Sau đó bật phím “Power” hoặc “Auxiliary power” để khởi động máy photocopy. Cách sử dụng máy photo văn phòng cũng tương tự như những máy photocopy cỡ lớn.

Trên máy photocopy sẽ có phím “Copy”. Bạn chỉ cần nhấn nút này trên bảng điều khiển đưa tài liệu vào máy và bắt đầu thực hiện quy trình photocopy. Hiện nay máy photocopy đều là màn hình cảm ứng và thiết lập khá nhiều chương trình. Bạn nên tìm hiểu một số nút tính năng cơ bản để dễ cho việc điều khiển. Chẳng hạn như:

• Muốn vào chế độ box thì dùng phím Box.
• Nếu máy có chế cộ khai báo mật mã thì vào phím Access.
• Nếu không photocopy mà chọn chế độ Fax/scan thì tìm nút Fax/Scan.
• Muốn đưa máy về chế độ mặc định sau khi Fax/Scan, in thì chọn phím Reset
• Phím Proof Copy sẽ có chức năng in test một bản trước khi in, photocopy với số lượng lớn.
• Enlarge Display trên máy photocopy là phím có chức năng phóng to màn hình của máy.

Rất nhiều phím trên máy photocopy với nhiều tính năng khác. Khi vào sử dụng chuyên nghiệp với tần suất lớn bạn sẽ tìm hiểu thêm. Ngoài ra, bạn sẽ được đào tạo một khóa hướng dẫn cách sử dụng máy photocopy nếu là nhân viên văn phòng. Những đơn vị bán máy photocopy hay các dịch vụ cho thuê máy photo văn phòng cũng được hỗ trợ đào tạo một khóa đơn giản để sử dụng được mọi tính năng của chiếc máy mà họ cho thuê.

Hướng dẫn sử dụng máy photocopy

Nạp giấy vào ngăn giấy máy in

Rất nhiều người chỉ học cách dùng máy photo mà quên mất sẽ có những tác vụ khác. Chẳng hạn như nạp giấy vào ngăn giấy. Sẽ có lúc số lượng giấy bạn đã đưa vào trước đó bị hết. Chủ động nạp giấy sẽ giúp giải quyết nhanh vấn đề hơn là gọi nhân viên kỹ thuật đến hỗ trợ.

Cách cho giấy vào máy photo văn phòng

Máy photocopy văn phòng thường là máy in cỡ thường chỉ sử dụng cho 1 khổ giấy A4 hoặc có thể in cho cỡ nhỏ hơn là A5 sẽ rất dễ nạp giấy vào ngăn giấy. Bạn sẽ tiến hành như sau:

• Kéo phần ngăn giấy ra ngoài.
• Nạp giấy vào ngăn giấy và chỉnh thanh dẫn giấy phù hợp với cỡ giấy bạn muốn sử dụng.
• Nhấn thả khóa nhẹ nhàng và đóng ngăn nạp giấy vào.

Mỗi ngăn nạp giất sẽ có thanh giới hạn đường nạp giấy. Bạn nên để ngang thanh này hoặc dưới, không nên để quá giới hạn đường nạp giấy. Quá phần này máy photocopy sẽ dễ bị kẹt giấy trong quá trình tự động lấy giấy để in và photocopy.

Đối với những máy in chỉ in được 1 mặt. Bạn cần dùng giấy đã in để in mặt sau của chúng. Trong trường hợp này, để tránh việc kẹt giấy, khi sử dụng máy photocopy lấy 1 lúc 1 tờ làm lẫn lộn thông tin in bạn nên:

• Làm phẳng giấy, chú ý 2 góc mép trên của giấy phải phẳng.
• Nên canh chừng để tách từng tờ trong quá trình in.

Đây là cách nạp giấy cơ bản nhất cho khổ giấy A4 và A5. Đối với các cỡ giấy tùy chỉnh bạn xem tiếp bên dưới.

Cách sử dụng máy photocopy khi nạp giấy vào máy đối với loại giấy cỡ tùy chỉnh

Máy photocopy có thể sử dụng tùy chỉnh đa dạng cỡ giấy bạn sẽ thực hiện như sau:

• Kéo ngăn nạp giấy nhẹ nhàng bằng 2 tay.
• Nhấn thả khóa để thanh dẫn giấy trượt ra bên ngoài.
• Nạp giấy vào thanh dẫn giấy thẳng hàng và cân bằng các cạnh với nhau.
• Điều chỉnh thanh khóa giấy khớp với cỡ giấy đã bỏ vào. Tránh hiện tượng quá rộng hoặc quá chật làm ảnh hưởng đến quá trình photocopy. Một số máy sẽ báo lỗi khi bạn nạp giấy không đúng và chưa canh chỉnh tốt.

Những loại máy kích thước tùy chỉnh này bạn có thể bỏ từ A3, A4 cho đến A5,… Về cơ bản chúng cũng như cách nạp giấy thông thường nhưng phần khóa giấy và thanh dẫn giấy thì phải chú trọng nhiều hơn.

Tùy chỉnh mực máy in

Mực ở máy photocopy thường sẽ do bộ phận kỹ thuật tùy chỉnh cho bạn. Nhưng trong một số trường hợp chúng ta cần dùng khẩn cấp thì nên biết thêm những thông tin này. Đặc biệt, điều này thể hiện bạn là dân văn phòng chuyên nghiệp và am hiểu về công nghệ in. Mọi vấn đề in ấn, cách sử dụng máy photocopy của bạn sẽ dễ dàng và nhanh chóng hơn, nếu:

• Mỗi hệ thống máy photocopy sẽ có gương quét, gương bắn tia laze. Nên vệ sinh những vị trí này nếu chúng có hiện tượng bị bẩn. Nên dùng khăn vải mềm, khô để không làm xước hoặc ẩm gương quét, gương bắn tia laze.
• Xem xét hệ thống cấp mực của máy photocopy. Mực xuống không đều, hết mực sẽ làm cho chất lượng màu photocopy không đạt chuẩn.
• Chỉnh cấp mực ở trục cấp mực bằng việc bấm và giữ phím Clear/Stop. Tác vụ này sẽ giúp bạn vào SP-Mode. Sau đó bạn chọn tiếp mã bơm mực 2-207.
• Điều chỉnh mực máy là bước cuối cùng. Ở bước này bạn sẽ chọn được màu mực mà mình cần in. Có rất nhiều mã mực như: Mã 2-201-1,  Mã 2-201-2 và Mã như 2209,…

Tuy nhiên, đây là vấn đề tương đối thiên về kỹ thuật. Nếu bạn không làm được hoặc không cảm thấy cần thiết phải quan tâm có thể gọi bộ phận kỹ thuật để nhờ giúp đỡ. Bạn chỉ cần biết được các thao tác cơ bản để thực hiện photocopy mà chúng tôi cung cấp bên dưới.

Cách dùng máy photo đơn giản

Đặt tài liệu cần copy lên mặt quét

• Trên mặt cảm ứng của máy photocopy sẽ có dòng kẻ để phân hướng. Tùy vào bạn in từ tài liệu A4 hay A5 hoặc to hơn A4 để úp tài liệu cần photocopy xuống mặt kính chính xác dựa trên những dòng kẻ đó.
• Trên khay nạp tài liệu sẽ hiển thị cho bạn dòng chữ “Place document face down”. Dòng chữ này chính là xác nhận của hệ thống máy đã nạp thông tin bạn cần photocopy.

Chọn số lượng và màu sắc

Trên bảng điều khiển hãy chọn photocopy màu hay đen trắng, số lượng bản in là bao nhiêu.

Chọn kích thước giấy

Từ tài liệu khổ A4, bạn có thể sử dụng máy photocopy để chuyển thành A5 hoặc photo siêu nhỏ chẳng hạn. Thông thường nhất máy photocopy sẽ có kích thước là 14 inch và giấy 11 inch. Bạn muốn kích thước khổ giấy sau khi copy cỡ nào thì cài lệnh để máy thực hiện cho bạn.

Hoàn toàn thao tác copy

Sau khi đã chọn đầy đủ các tác vụ cần thiết bạn nhất “Copy”. Đợi máy thực hiện các lệnh, photocopy ra tài liệu mà bạn mong muốn. Sau đó hoàn thiện các tệp tài liệu này theo cách mà bạn muốn.

Lưu ý cách sử dụng máy photocopy hiệu quả

Với máy photocopy chúng khá bền, nhưng cần phải bảo quản cẩn thận và sử dụng cách photo đúng cách để gia tăng tuổi thọ. Dưới đây là những điều bạn cần quan tâm khi sử dụng máy photocopy.

• Hiểu rõ cơ chế và tính năng hoạt động của máy. Chọn loại máy photocopy phù hợp với công năng sử dụng của bạn. Trên thị trường hiện nay có nhiều thương hiệu máy photocopy chất lượng, trong đó có thể kể đến như máy photo Ricoh, máy photo Toshiba,…
• Đặt máy nên cách xa tường ít nhất 20m. Những nơi ẩm thấp hoặc có ánh mặt trời trực tiếp, sàn nền không bằng phẳng thì không nên đặt máy photocopy.
• Các nguồn nhiệt khác và điều hòa không nên hướng trực tiếp vào máy photocopy.
• Không nên kéo căng dây điện của photocopy. Nên thiết kế lại ổ cắm điện đủ gần và đủ năng lượng tiêu thụ điện cho máy photocopy.

Nếu mới thành lập văn phòng, chưa am hiểu về máy photocopy bạn không nên đầu tư số tiền lớn để mua sản phẩm này. Hiện các dịch vụ  cho thuê máy photocopy tại TPHCM hoạt động rất chuyên nghiệp. Họ có thể cho bạn thuê những đời máy tốt nhất, đủ công năng với giá rẻ. Mực máy in, giấy, sửa chữa máy photocopy đều bao trọn gói giúp bạn giảm thiểu nhân viên kỹ thuật và tiền đầu tư thiết bị văn phòng. Hy vọng với những chia sẻ trên của Thiên Phú Copier giúp bạn có những kiến thức về cách sử dụng máy photocopy một cách hiệu quả nhất.