Cách Scan Rõ Nét Cực Dễ Nhưng Có Thể Bạn Chưa Biết

Scan tài liệu bị mờ là một trong những điều khiến chúng ta cực kỳ khó chịu. Thế nhưng trong thời đại công nghệ số hiện nay, có rất nhiều cách hỗ trợ cho việc scan rõ nét để phục vụ cho công việc. Bài viết này của Thiên Phú sẽ hướng dẫn bạn các cách scan rõ nét hiệu quả nhất để bạn tham khảo và lựa chọn cách làm phù hợp.

Scan là gì?

Scan là việc chuyển từ các loại dữ liệu, hình ảnh trên giấy sang hình ảnh, dữ liệu lên trên máy tính hoặc điện thoại giúp việc lưu trữ và chia sẻ dễ dàng hơn. Bạn có thể quét giấy tờ hoặc tài liệu bằng máy scan hoặc máy in có tính năng scan. Nếu không có máy scan hoặc máy in có tính năng scan thì bạn có thể sử dụng các ứng dụng scan trên điện thoại.

Vì sao cần phải scan tài liệu?

Scan tài liệu đem lại rất nhiều lợi ích như:

Lưu trữ những tài liệu quan trọng

Đây là mục đích quan trọng nhất của việc scan tài liệu. Cách scan rõ nét sẽ giúp bạn lưu trữ tài liệu mãi mãi, không lo bị hỏng, rách, mất hoặc phải màu. Bạn có thể lưu trữ tài liệu quan trọng dưới dạng file mềm trên máy tính hoặc các thiết bị thông minh khác để dễ dàng quản lý và sử dụng lại trong tương lai.

Tiết kiệm chi phí in ấn

Việc scan tài liệu có thể giúp bạn tiết kiệm tài liệu in ấn. Thay vì phải in rất nhiều bản giấy để phát cho mọi người, bạn có thể áp dụng các cách scan rõ nét rồi chia sẻ qua email. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm chi phí in ấn mà còn giúp giảm lượng giấy in và bảo vệ môi trường. Scan tài liệu cũng giúp bạn tạo ra các bản sao điện tử của tài liệu gốc để lưu trữ trên máy tính, dịch vụ lưu trữ đám mây, có thể truy cập mọi lúc mọi nơi.

Đảm bảo thông tin an toàn tuyệt đối

Ngoài ra, scan tài liệu còn giúp chúng ta đảm bảo an toàn thông tin. Ta có thể chuyển đổi tài liệu giấy sang định dạng điện tử, giúp bảo vệ tài liệu khỏi mất mát hoặc hư hỏng do các yếu tố bên ngoài như thời tiết, cháy nổ, thiên tai, hay sự cố kỹ thuật. Sau khi scan tài liệu, các tài liệu sẽ được lưu trữ điện tử an toàn. Nó được bảo vệ bằng các phương pháp mã hóa, kiểm soát truy cập. Điều này giúp đảm bảo việc chỉ những người được ủy quyền mới có thể truy cập và sử dụng tài liệu.

Dễ dàng tìm kiếm tài liệu

Scan tài liệu là việc bạn đã chuyển tất cả các file tài liệu giấy sang file lưu trữ. Điều này giúp bạn có thể dễ dàng quản lý và tìm kiếm, sắp xếp và phân loại dữ liệu một cách có quy củ. Thêm nữa, scan tài liệu còn tích hợp tính năng chia sẻ tài liệu qua gmail. Điều này sẽ giúp bạn có thể truy cập tài liệu ở bất cứ đâu.

Một số cách scan rõ nét

Hiện nay, với sự phát triển của công nghệ hiện đại đã đem đến rất nhiều cách scan rõ nét . Ở bài viết này chúng tôi sẽ cung cấp một số cách scan phổ biến sau:

Scan bằng máy photocopy Ricoh

Máy photocopy Ricoh được trang bị tính năng scan tài liệu. Để scan rõ nét bằng máy photocopy Ricoh, bạn có thể làm theo các bước sau:

Bước 1: Đặt tài liệu cần scan lên bàn kính của máy photocopy Ricoh.

Bước 2: Chọn chế độ Scan trên màn hình điều khiển của máy.

Bước 3: Chọn định dạng tệp tin mà bạn muốn lưu tài liệu sau khi scan. Thông thường, các định dạng phổ biến bao gồm PDF, JPEG và TIFF.

Bước 4: Chọn vị trí lưu trữ tài liệu sau khi scan. Bạn có thể chọn lưu trữ trên máy tính cá nhân, máy chủ hoặc máy tính mạng.

Bước 5: Chọn các tùy chọn bổ sung như độ phân giải, màu sắc hoặc độ tương phản của tài liệu.

Bước 6: Bấm nút Scan để bắt đầu quá trình scan tài liệu.

> > > Tham khảo: Cách cài đặt scan cho máy photocopy Ricoh

Scan bằng máy photocopy của Toshiba

Máy photocopy Toshiba cũng là một trong những loại máy photocopy được sử dụng rộng rãi để scan rõ nét trong các văn phòng hiện nay. Tương tự như máy photocopy Ricoh, chiếc máy này cũng có tính năng scan tài liệu, cho phép bạn tạo ra bản sao điện tử của tài liệu gốc.

Để scan tài liệu bằng máy photocopy Toshiba, bạn chỉ cần đặt tài liệu lên bàn kính của máy, chọn chế độ Scan trên màn hình điều khiển và lưu trữ tài liệu sau khi scan ở vị trí mong muốn. Quá trình scan tài liệu từ máy photocopy rất đơn giản và tiện lợi, giúp bạn dễ dàng sao chép và lưu trữ tài liệu, đồng thời giảm thiểu chi phí in ấn và bảo vệ môi trường.

Scan bằng máy tính

Scan tài liệu bằng máy tính là một cách tiện lợi để chuyển đổi tài liệu giấy thành tài liệu điện tử. Một trong những ưu điểm lớn nhất của việc scan tài liệu bằng máy tính là tính tiện lợi và nhanh chóng. Bạn có thể scan tài liệu bất kỳ lúc nào chỉ với một máy tính và máy scan. Quá trình scan cũng rất nhanh chóng và đơn giản, giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức.

Mặc dù việc scan tài liệu bằng máy tính có nhiều ưu điểm tuy nhiên nó cũng tồn tại một số nhược điểm. Một trong những nhược điểm chính là khả năng lỗi khi scan. Máy scan có thể bỏ sót một số chi tiết nhỏ hoặc gây ra các lỗi khác nhau trong quá trình scan tài liệu, dẫn đến các lỗi trong tài liệu điện tử.

Để scan bằng máy tính ta thực hiện theo các bước sau đây:

Bước 1: Kết nối máy scan hoặc máy in có chức năng scan với máy tính qua cổng USB hoặc kết nối mạng hoặc Bluetooth (tuỳ thuộc vào loại máy in).

Bước 2: Đặt tài liệu lên mặt kính hoặc trong khay giấy của máy scan.

Bước 3: Mở chương trình quản lý máy scan hoặc máy in trên máy tính.

Bước 4: Tìm và chọn chức năng scan trong chương trình.

Bước 5: Cấu hình các tùy chọn scan như định dạng tệp tin, độ phân giải, màu sắc.

Bước 6: Bấm nút “Scan” hoặc “Start” để bắt đầu quá trình scan.

Bước 6: Kiểm tra và chỉnh sửa tệp tin scan nếu cần thiết.

Bước 7: Lưu tệp tin scan vào vị trí mong muốn trên máy tính.

Scan bằng máy in

Thêm một cách scan tài liệu rõ nét mà bạn có thể áp dụng đó chính là sử dụng máy in. Ưu điểm của cách này đó là sự nhanh chóng và tính tiện lợi. Với tính năng scan tích hợp trên máy, bạn có thể scan tài liệu trực tiếp từ máy in mà không cần phải sử dụng một thiết bị scan riêng biệt.

Mặc dù việc scan tài liệu bằng máy in có nhiều ưu điểm, nhưng cũng tồn tại một số nhược điểm. Một trong những nhược điểm chính là chất lượng scan thường không cao. So với các thiết bị scan chuyên dụng, chất lượng scan của máy in thường không đảm bảo được độ phân giải cao và độ chính xác của tài liệu.

Để scan bằng máy in ta thực hiện các bước như sau:

Bước 1: Đặt tài liệu vào khay giấy của máy in.

Bước 2: Tìm và chọn chức năng scan trên máy in.

Bước 3: Thiết lập các tùy chọn scan như định dạng tệp tin, độ phân giải, màu sắc.

Bước 4: Nhấn nút “Scan” trên máy in để bắt đầu quá trình scan.

Bước 5: Lưu tệp tin scan vào máy tính sau khi quá trình scan hoàn tất.

Trên đây là các cách scan rõ nét mà Thiên Phú muốn đem đến cho các bạn. Hy vọng với những thông tin này có thể giúp ích cho bạn trong quá trình scan tài liệu. Từ đó lưu trữ, sử dụng và chia sẻ tài liệu một cách linh hoạt, hiệu quả ở mọi lúc mọi nơi.