Hướng dẫn kết nối máy in thông qua mạng wifi đơn giản

Hiện nay nhu cầu sử dụng các thiết bị văn phòng như máy in đang ngày càng được tối ưu hóa trong quy trình làm việc. Cài máy in qua Wifi là phương pháp vô cùng tiện dụng giúp giới văn phòng gia tăng hiệu quả công việc cũng như tiết kiệm thời gian. Bài viết sau của Shopmayphoto.com sẽ hướng dẫn bạn cách thực hiện thủ thuật trên một cách chính xác và đơn giản nhất.

Máy in kết nối WiFi là gì?

Máy in kết nối WiFi là thiết bị cho phép máy tính, laptop, điện thoại và máy tính bảng kết nối trực tiếp và thực hiện thao tác in từ xa một cách dễ dàng và nhanh chóng. So với các máy in truyền thống, máy in kết nối WiFi mang lại tính tiện lợi và di động cao hơn, không cần dây cáp kết nối, giúp tiết kiệm thời gian và không gian hiệu quả. Chính vì những lợi ích vượt trội này mà sản phẩm ngày càng được nhiều hệ thống văn phòng hiện đại và công ty lựa chọn.

Lợi ích của việc kết nối máy in qua wifi

Kết nối máy in qua WiFi ngày càng trở thành xu hướng tất yếu trong thời đại công nghệ số. So với phương thức truyền thống qua cáp USB, kết nối WiFi mang lại nhiều lợi ích vượt trội giúp nâng tầm trải nghiệm in ấn của bạn.

Tiện lợi và linh hoạt

Kết nối máy in qua WiFi mang lại sự tiện lợi và linh hoạt cho người sử dụng. Bạn có thể gửi lệnh in từ bất kỳ đâu trong phạm vi mạng WiFi phủ sóng mà không cần phải di chuyển đến gần máy in. Nhờ vậy, việc in ấn từ các thiết bị di động như điện thoại và máy tính bảng trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn bao giờ hết. Hơn nữa, khả năng chia sẻ máy in cho nhiều người dùng trong cùng mạng WiFi cũng giúp tăng cường hiệu quả sử dụng, tiết kiệm thời gian và công sức cho việc kết nối và cài đặt.

Tiết kiệm chi phí

Kết nối máy in qua WiFi giúp bạn tiết kiệm chi phí đáng kể. Bạn không cần phải mua và thay thế dây cáp USB thường xuyên, đồng thời cũng tiết kiệm thời gian và công sức cho việc kết nối và cài đặt máy in. Việc tối ưu hóa hiệu quả sử dụng máy in và nguồn lực văn phòng sẽ giúp nâng cao lợi ích kinh tế cho doanh nghiệp.

Hiệu quả và năng suất

Kết nối máy in qua WiFi cải thiện rõ rệt hiệu quả và năng suất công việc. Tốc độ in ấn được nâng cao giúp bạn hoàn thành công việc nhanh hơn, khả năng tập trung vào công việc chính được cải thiện, giảm thiểu sự gián đoạn do vấn đề kỹ thuật. Nguy cơ lỗi và sự cố trong quá trình in ấn cũng được giảm đáng kể.

Bảo mật cao

Bảo mật là yếu tố quan trọng hàng đầu trong thời đại công nghệ ngày nay. Kết nối WiFi cung cấp các phương thức bảo mật tiên tiến để bảo vệ dữ liệu in ấn, hạn chế truy cập trái phép vào máy in và thông tin nhạy cảm, từ đó đảm bảo an toàn cho hệ thống mạng và dữ liệu của bạn.

Bên cạnh đó, kết nối WiFi còn mang lại nhiều lợi ích khác chẳng hạn như khả năng quản lý máy in từ xa, tự động cập nhật phần mềm và trình điều khiển cũng như theo dõi và giám sát tình trạng hoạt động của máy in.

Hướng dẫn kết nối máy in qua WiFi

Bạn có thể tham khảo những hướng dẫn sau khi kết nối thiết bị in ấn thông qua Wifi.

Kết nối máy chủ với máy in qua mạng WiFi

Việc kết nối máy chủ với máy in qua mạng WiFi tương đối đơn giản và khá giống với quy trình cài đặt máy in qua mạng LAN. Dưới đây là các bước thực hiện:

Bước 1: Khởi động máy chủ và bật nguồn cho máy in.

Bước 2: Cài đặt Driver phù hợp cho máy in trên máy chủ, thường thì máy in WiFi đi kèm với đĩa driver nhưng nếu không có, bạn có thể tìm kiếm tên máy in trên Google để tải driver và cài đặt.

Bước 3: Kết nối máy chủ với máy in:

• Nhấn nút Start ở góc dưới bên trái màn hình sau đó chọn Settings.
• Vào Control Panel chọn Printers and Faxes hoặc Printers and Devices.
• Tìm và chọn biểu tượng máy in đã kết nối với máy tính.
• Nhấp chuột phải vào biểu tượng máy in sau đó chọn Sharing -> Share this Printer -> Apply -> OK. Nếu bạn thấy một biểu tượng bàn tay bên cạnh máy in nghĩa là quá trình chia sẻ đã thành công.

Kết nối máy in khác với WiFi trong hệ thống

Để kết nối thêm một máy in khác qua mạng WiFi trong cùng hệ thống, bạn có thể thực hiện theo các bước sau:

• Nhấn Start -> chọn Settings -> Printers and Faxes.
• Trong giao diện được mở ra hãy chọn tiếp Menu ở trên cùng sau đó chọn File -> Add Printer -> Next.
• Trong cửa sổ hiện ra, chọn A Network Printer or a printer attached to another computer -> Next.
• Nhấn chọn vào Browse for a printer -> Next.
• Trong cửa sổ kế tiếp bạn hãy tìm máy tính chủ đã kết nối, nhấp đúp chuột vào biểu tượng đó rồi chọn Next -> Finish.

Kết nối máy in qua wifi cho điện thoại

Máy in có thể kết nối được với cả hai hệ điều hành phổ biến trên điện thoại là Android và iOS.

Đầu tiên, với các thiết bị sử dụng Android, bạn có thể thực hiện theo các bước sau:

• Bước 1: Mở Cài đặt -> chọn Wifi -> chọn mạng WiFi hiện tại.
• Bước 2: Chọn tiếp lệnh In -> chọn vào Thêm máy in.
• Bước 3: Chọn máy in từ danh sách máy in khả dụng được hiển thị trên màn hình.
• Bước 4: Nhấn Kết nối để hoàn tất.

Trong khi đó, thiết bị sử dụng hệ điều hành iOS cũng có thể kết nối máy in qua Wifi:

• Bước 1: Mở Cài đặt -> chọn Wifi -> chọn mạng WiFi hiện tại.
• Bước 2: Chọn Bluetooth -> bật Bluetooth.
• Bước 3: Kế đến mở ứng dụng AirPrint sau đó chọn máy in từ danh sách máy in khả dụng.
• Bước 4: Nhấn vào lệnh In để hoàn tất.

Kết nối máy in qua wifi cho máy tính, laptop

Với những thiết bị laptop sử dụng hệ điều hành Windows, việc kết nối máy in qua Wifi sẽ được thực hiện theo các bước sau:

• Bước 1: Mở Control Panel chọn vào Devices and Printers.
• Bước 2: Chọn tiếp lệnh Add a printer -> Add a network, wireless or Bluetooth printer.
• Bước 3: Chọn máy in từ danh sách các máy in khả dụng được hiển thị.
• Bước 4: Nhấn Next để cài đặt trình điều khiển máy in sau đó nhấn chọn Finish để hoàn tất.

Nếu bạn sử dụng thiết bị MacOS thì việc kết nối sẽ được thực hiện như sau:

• Bước 1: Mở System Preferences sau đó chọn vào Printers & Scanners.
• Bước 2: Nhấn vào dấu + rồi chọn tiếp Add a printer.
• Bước 3: Chọn lệnh Bonjour từ menu Use.
• Bước 4: Chọn thiết bị máy in phù hợp trên màn hình hiển thị.
• Bước 5: Nhấp vào Add để hoàn tất việc kết nối.

Cách in không dây qua WiFi

Đây là chức năng vô cùng tiện lợi giúp bạn giải quyết vấn đề khoảng cách với bị một cách nhanh chóng.

Cấu hình quyền truy cập Internet trên máy in

Để kết nối máy in không dây với mạng WiFi, bạn có thể tham khảo cách thực hiện sau:

Bước 1: Bật router WiFi và laptop.

Bước 2: Bật nguồn máy in.

Bước 3: Trên bảng điều khiển máy in hãy truy cập vào cài đặt thiết lập không dây:

• Với máy in Epson, chọn Setup -> Wireless LAN Settings.
• Với máy in HP, chọn Network.

Bước 4: Chọn SSID (tên mạng) của mạng WiFi sau đó nhập mật khẩu bảo mật WiFi (khóa WEP hoặc cụm mật khẩu WPA của router).

Bước 5: Khi máy in kết nối thành công với WiFi thì đèn không dây trên máy in sẽ sáng.

Giải quyết vấn đề kết nối

Nếu bạn gặp sự cố khi kết nối máy in với mạng WiFi, hãy thử khắc phục với những hướng dẫn sau:

• Kết nối tạm thời bằng cáp: Hãy thử kết nối máy in với laptop qua cáp máy in hoặc cáp USB tạm thời để công việc không bị trì hoãn.
• Di chuyển máy in: Đặt máy in gần hơn với router để cải thiện tín hiệu WiFi. Bên cạnh đó bạn cũng cần đảm bảo không có vật cản nào làm giảm tín hiệu WiFi đến máy in.
• Xóa lệnh in chờ: Xóa mọi lệnh in đang chờ xử lý vì tài liệu đang chờ in có thể gây cản trở kết nối WiFi của máy in.
• Khởi động lại máy in: Bạn hãy tắt máy in và đợi trong vài giây sau đó bật lại để làm mới kết nối.
• Cập nhật firmware: Đảm bảo rằng firmware của máy in được cập nhật lên phiên bản mới nhất.

Lưu ý: Các bước kết nối máy in qua WiFi chỉ thực hiện được khi máy in đã được cấu hình kết nối vào mạng WiFi hoặc khi bạn có địa chỉ IP của máy in.

Cách cài đặt máy in qua WiFi trên Windows 11

Để thêm máy in qua mạng WiFi trên Windows 11, bạn cần thực hiện theo tiến trình sau:

• Bước 1: Đảm bảo máy in đang được bật và kết nối cùng một mạng WiFi với máy tính của bạn.
• Bước 2: Nhấn tổ hợp Win + I để mở Settings trên Windows 11.
• Bước 3: Chọn vào Bluetooth & devices ở thanh menu bên trái.
• Bước 4: Chọn Printers & scanners trong màn hình mới.
• Bước 5: Nhấn vào nút Add device màu xanh để thêm thiết bị.
• Bước 6: Hệ thống sẽ tự động tìm kiếm các máy in hoặc máy quét sẵn sàng kết nối. Nếu máy in bạn muốn kết nối xuất hiện trong danh sách, hãy nhấp vào nó để kết nối. Nếu máy in không xuất hiện, hãy nhấn vào nút Add a new device manually để thêm thiết bị.
• Bước 7: Trong cửa sổ mới hãy chọn vào kết nối qua địa chỉ IP của máy in.
• Bước 8: Chọn Add a printer using an IP address or hostname rồi nhấn Next.
• Bước 9: Nhập địa chỉ IP vào trường Hostname or IP address, kế đến nhấn vào Next.
• Bước 10: Nếu địa chỉ IP đúng thì quá trình cài đặt sẽ hoàn tất. Lúc này bạn chỉ cần nhấn Finish để thoát hoặc nhấn Print a test page để in thử nghiệm.

Cách cài đặt máy in qua WiFi trên Windows 10

Sau khi máy in đã kết nối với mạng WiFi, bạn có thể thêm máy in không dây vào laptop hệ điều hành Windows 10 bằng các bước sau:

• Bước 1: Bật nguồn máy in.
• Bước 2: Nhập Printer vào ô tìm kiếm trong Windows Search.
• Bước 3: Chọn Printers & Scanners trong danh sách kết quả tìm kiếm.
• Bước 4: Trong cửa sổ Settings, nhấp vào Add a printer or scanner để thêm máy in.
• Bước 5: Tìm máy in không dây trong danh sách máy in được hiển thị ngay sau đó.
• Bước 6: Nhấn Add device để thêm thiết bị.
• Bước 7: Windows sẽ tự động cài đặt các driver cần thiết và thêm máy in vào laptop của bạn.
• Bước 8: Nếu Windows yêu cầu cài đặt phần mềm bổ sung, bạn hãy chọn vào Get app để tải xuống và cài đặt từ Microsoft Store. Khi quá trình thiết lập hoàn tất, laptop sẽ kết nối với máy in không dây mà không cần cáp USB hoặc cáp máy in.
• Bước 9: Nếu máy in không được nhận dạng, hãy quay lại Printers & Scanners.

Lưu ý rằng bạn cần đảm bảo laptop và máy in đang sử dụng cùng một mạng WiFi. Nếu bạn đang sử dụng WiFi Range Extender, hãy chắc chắn cả hai thiết bị đều kết nối với cùng một mạng.

• Bước 10: Nhấp vào Add a printer or scanner sau đó chọn The printer that I want isn’t listed để thêm máy in.
• Bước 11: Trong hộp Add Printer hãy chọn Add a Bluetooth, wireless or network discoverable printer rồi nhấn Next.
• Bước 12: Tìm máy in không dây trong danh sách và nhấn vào Next.
• Bước 13: Nếu bạn có địa chỉ IP của máy in, hãy chọn vào Add a printer using a TCP/IP address or hostname rồi nhấn Next.
• Bước 14: Điền địa chỉ IP của máy in vào trường yêu cầu và xác nhận để hoàn tất kết nối.

Thêm máy in trong Windows 8 và Windows 7

Dưới đây là một số phương pháp giúp thêm máy in không dây vào laptop chạy Windows 8 hoặc Windows 7:

• Bước 1: Mở Start và chọn vào Devices and Printers -> chọn Add a printer.
• Bước 2: Trong trình hướng dẫn Add Printer, hãy chọn Add a network, wireless or Bluetooth printer.
• Bước 3: Chọn máy in bạn muốn kết nối trong danh sách máy in có sẵn -> nhấn chọn Next.
• Bước 4: Nếu Windows yêu cầu cài đặt driver máy in, chọn vào Install driver để tiếp tục sau đó hoàn tất các bước trong trình hướng dẫn.
• Bước 5: Chọn Finish khi quá trình cài đặt hoàn tất.

Cách in bằng máy in không dây qua WiFi

Thiết bị máy in không dây thông qua Wifi mang lại sự tiện dụng nhất định cho người dùng.

• Bước 1: Bật nguồn máy in và kết nối với WiFi.
• Bước 2: Mở ứng dụng hoặc trình duyệt web chứa tài liệu bạn muốn in.
• Bước 3: Chọn vào biểu tượng Printer.
• Bước 4: Chọn máy in không dây từ danh sách có sẵn.
• Bước 5: Thay đổi cài đặt in nếu cần thiết để phù hợp với yêu cầu in ấn sau đó nhấn nút Print.

Cách in không dây khi ở xa WiFi

Một số nhà sản xuất máy in cung cấp dịch vụ in qua email cho phép bạn gửi tài liệu đến máy in của mình từ xa bằng cách sử dụng một địa chỉ email gán cho máy in. Đây là cách bạn có thể in tài liệu ngay cả khi không có mặt tại nhà hoặc văn phòng. Dưới đây là phương pháp bạn có thể áp dụng:

• Bước 1: Đảm bảo rằng router WiFi, máy in và giấy trong khay máy in đều đã được bật nguồn và kết nối với WiFi.
• Bước 2: Mở ứng dụng email của bạn và tạo một tin nhắn email mới.
• Bước 3: Ở trường To, bạn hãy nhập địa chỉ email mà nhà sản xuất đã gán cho máy in không dây.
• Bước 4: Nhập mô tả công việc in vào trường
• Bước 5: Đính kèm tài liệu bạn muốn in.
• Bước 6: Nhập tin nhắn nếu bạn muốn thêm thông tin về tài liệu hoặc các hướng dẫn khác.
• Bước 7: Chọn Send để tài liệu được gửi đến máy in không dây và in.

Lưu ý khi kết nối máy in qua wifi

Để chắc chắn việc kết nối máy in qua WiFi thành công và ổn định, dưới đây là một số điểm mà bạn cần lưu ý thêm:

• Đảm bảo kết nối mạng: Hãy xác định tên và mật khẩu Wifi mà bạn muốn kết nối sau đó kết nối cho máy tính và máy in vào cùng một hệ thống mạng.
• Cài đặt trình điều khiển máy in: Hãy tải xuống và cài đặt trình điều khiển máy in phù hợp với hệ điều hành của thiết bị sau đó khởi động lại cả hai sau khi cài đặt xong.
• Cấu hình cài đặt in ấn: Chọn máy in phù hợp trong danh sách thiết bị và điều chỉnh các yêu cầu in ấn cần thiết như số lượng, chất lượng in và khổ giấy.
• Bảo mật: Bạn nên sử dụng mật khẩu WiFi mạnh để bảo vệ thiết bị khỏi những truy cập trái phép đồng thời kích hoạt những tính năng bảo mật trên máy in, chẳng hạn như in bảo mật hoặc in ẩn.

Các sự cố khi kết nối máy in qua WiFi và cách khắc phục

Nếu gặp lỗi trong quá trình cài đặt máy in qua WiFi, bạn có thể khắc phục bằng các giải pháp sau.

Hãy đảm bảo rằng máy in đã được chia sẻ trên mạng

Để kết nối máy in qua WiFi thành công, bạn cần đảm bảo rằng quá trình thiết lập, chia sẻ và kết nối máy in được thực hiện đúng cách. Nếu mọi thao tác đều chính xác mà vẫn gặp sự cố, bạn có thể cân nhắc những phương pháp sửa lỗi ngay sau đây.

Sử dụng trình khắc phục lỗi Troubleshoot

Bạn có thể sử dụng công cụ Troubleshoot của Windows để tìm và khắc phục các vấn đề kết nối máy in qua mạng WiFi. Các bước thực hiện như sau:

• Bước 1: Nhấn tổ hợp phím Win + I để mở hộp lệnh Settings.
• Bước 2: Truy cập Update & Security sau đó chọn Troubleshoot.
• Bước 3: Chọn vào Printer và nhấn Run the Troubleshoot để hệ thống quét và tự động sửa lỗi (nếu có).
• Bước 4: Ngoài Troubleshoot, bạn cũng có thể sử dụng Hardware and Devices để kiểm tra tình trạng các thiết bị ngoại vi và kết nối. Sau khi hoàn tất việc sửa lỗi, hãy kết nối lại máy in để sử dụng như bình thường.

Kiểm tra driver

Các vấn đề về driver như không phù hợp hoặc bị lỗi có thể gây cản trở việc kết nối máy in qua mạng WiFi. Vì vậy, nếu kết nối máy in qua WiFi không thành công, bạn nên kiểm tra lại driver ở máy.

• Bước 1: Nhấn Windows + R, nhập msc rồi nhấn Enter.
• Bước 2: Trong cửa sổ Device Manager vừa hiện ra rồi chọn mục Print Queues.
• Bước 3: Nhấn chuột phải vào máy in cần cập nhật, xóa hoặc cài đặt lại driver rồi chọn thao tác tương ứng.

Chạy lại trình tìm kiếm máy in trên Windows 10

Nếu bạn đã thực hiện tất cả các thao tác đúng mà vẫn không kết nối được máy in qua WiFi, hãy kiểm tra lại máy tính của bạn và thử chạy lại trình tìm kiếm máy in trên Windows theo các bước sau:

• Bước 1: Nhấn Win + I để mở Settings sau đó chọn Devices.
• Bước 2: Chọn Printer & Scanner rồi nhấn Add a printer or scanner để quét tất cả các máy in có thể kết nối.
• Bước 3: Nếu không tìm thấy máy in hãy chọn The Printer that I want isn’t listed.
• Bước 4: Trong giao diện mới, chọn vào Add a Bluetooth, wireless or network discoverable printer rồi nhấn Next. Hệ thống sẽ quét và kết nối các máy in trong mạng. Nếu máy in bạn cần kết nối xuất hiện, chỉ cần chọn máy in và hoàn tất kết nối để tiếp tục làm việc.

Trên đây là những phương pháp cài máy in qua Wifi hiệu quả và đơn giản nhất cho từng thiết bị mà bạn có thể tham khảo. Hãy thường xuyên truy cập website Shopmayphoto.com để đón đọc thêm nhiều thủ thuật hữu ích khác.