Hướng dẫn cách in 1 mặt trong Excel đơn giản, chi tiết

Thông thường những file Excel có bảng số liệu rộng và dài sẽ bị chia thành hai tờ giấy khi in. Điều này có thể khiến việc theo dõi nội dung trở nên khó khăn khi chuyển sang trang mới. Vậy làm thế nào để in 1 mặt trong Excel? Cùng Thiên Phú Copier tìm hiểu qua bài viết bên dưới nhé!

Vì sao nên căn chỉnh tài liệu in 1 mặt trong Excel?

Sau đây là một vài lợi ích khi tiến hành căn chỉnh tài liệu in 1 mặt trong Excel:

• Tiết kiệm giấy: Khi in trên 1 mặt, việc căn chỉnh file tài liệu giúp tận dụng tối đa diện tích trên trang giấy. Nếu không căn chỉnh, có thể xảy ra tình trạng lãng phí giấy in khi chỉ in một phần nhỏ của trang, hoặc in ra trang trắng không cần thiết.
• Sự chuyên nghiệp: Căn chỉnh file tài liệu đảm bảo nội dung được hiển thị một cách chính xác và hợp lý trên trang in. Điều này giúp tài liệu trông chuyên nghiệp và dễ đọc hơn.
• Đảm bảo sự rõ ràng: Khi căn chỉnh file tài liệu, bạn có thể điều chỉnh kích thước và định dạng của các ô để chúng hiển thị tốt trên trang in. Nhờ đó các dữ liệu, công thức và thông tin quan trọng không bị cắt bớt hoặc mất đi trong quá trình in.
• Kiểm soát trang in: Căn chỉnh file tài liệu cũng cho phép bạn kiểm soát kích thước, hướng in (dọc/ngang), đường viền và các yếu tố khác của trang in. Bằng cách điều chỉnh những thiết lập này, bạn có thể đảm bảo rằng trang in được định dạng và xuất hiện theo ý muốn.

Hướng dẫn cách in 1 mặt trong Excel đơn giản và chi tiết nhất

Có nhiều cách khác nhau để căn chỉnh tài liệu Excel để in trên một mặt giấy A4. Trước tiên, hãy kiểm tra lại file Excel và xem toàn bộ các trang in. Bạn có thể nhấn vào biểu tượng Office, sau đó chọn Print và chọn Print Preview.

Tiếp theo, hãy chuyển chế độ xem file Excel sang kiểu Page Layout. Chế độ này giúp bạn xem trước tài liệu sẽ như thế nào khi in ra giấy và từ đó điều chỉnh các cột và hàng sao cho vừa với một trang tính. Bạn có thể nhấn vào tab Review và sau đó chọn Page Layout ở phần bên dưới.

Chuyển sang chế độ in ngang giấy

Khi xem lại tài liệu dưới chế độ thu nhỏ và nhìn thấy bảng tính rộng theo chiều ngang. Bạn hãy chuyển sang chế độ in ngang Landscape để phù hợp hơn. Điều này giúp điều chỉnh hàng và cột sao cho vừa trong một mặt giấy mà không phải tách ra mặt giấy khác.

Bạn có thể nhấn vào tab Page Layout. Sau đó chọn Orientation và lựa chọn Portrait (Hướng dọc) hoặc Landscape (Hướng ngang) tùy theo bố cục và kích thước bảng tính để in trên một trang A4.

Xóa/ẩn các dòng và cột

Hãy rà soát lại bảng thống kê trên Excel và xác định các thông tin không cần thiết xuất hiện trong tài liệu. Bạn có thể xóa hoặc ẩn nội dung đó để tiết kiệm không gian trên Excel và thu hẹp nội dung in chỉ trên một trang A4.

Để xóa dữ liệu trong một cột, hãy bôi đen nội dung trong cột và nhấp chuột phải để chọn Delete. Để ẩn dữ liệu trong một cột hoặc hàng, bôi đen nội dung và nhấp chuột phải để chọn Hide. Nếu phiên bản Excel 2007 không có tùy chọn Hide trong menu chuột phải, bạn cần thực hiện các bước cụ thể để ẩn cột hoặc hàng trên Excel.

Ngắt trang tính

Trong quá trình in, có thể khó điều chỉnh nội dung in trên một trang do các trang tài liệu được liên kết với nhau. Bạn có thể nhấn vào tab Page Layout, chọn Breaks, sau đó chọn Insert Page Break hoặc nhấn Insert > Page Breaks. Khi ngắt trang như vậy, Excel sẽ biết vị trí bạn muốn chia trang để in tài liệu.

Thay đổi vùng in

Bạn có thể chọn chỉ in một phần nội dung thay vì in toàn bộ. Để làm điều này, hãy bôi đen vùng dữ liệu cần in > nhấn vào File > chọn Print. Tiếp theo, trong phần Print Selection, chọn Only print the current selection (Chỉ in phần đã chọn hiện tại).

Hoặc bạn cũng có thể nhấn vào tab Page Layout, sau đó chọn Print Area > chọn Set Print Area để chỉ định vùng dữ liệu đã bôi đen để in.

Chỉnh sửa lề trang in

Chỉnh sửa lề trang in cũng là một cách để hiển thị nội dung trên Excel chỉ trong một mặt giấy A4. Nhấn vào tab Page Layout, sau đó trong nhóm Page Setup > nhấn vào biểu tượng mũi tên.

Một hộp thoại mới sẽ hiện ra > chọn vào tab Margin. Sau đó tiến hành chỉnh lề mỗi bên phù hợp để in nội dung nằm trong một mặt trang A4.

Thay đổi kích thước của cột

Nếu nội dung trong một ô có quá nhiều ký tự, Excel sẽ tự động mở rộng kích thước ô để hiển thị nội dung đó. Tuy nhiên, bạn có thể điều chỉnh lại độ rộng của cột để thu hẹp kích thước bảng và in tài liệu trên một mặt giấy A4.

Để làm điều này, nhấp chuột phải và chọn Format Cells > chọn mục Alignment. Tiếp theo, đánh dấu vào ô Wrap Text để có thể điều chỉnh độ rộng của các cột bằng cách kéo lề.

Điều chỉnh kích thước của bảng

Bạn có thể nhấp vào biểu tượng mũi tên trong nhóm Page Setup, sau đó trong mục Page > chọn mục Fit to. Tiếp theo, nhập số vào ô page(s) wide by và tall. Nếu bạn muốn in bảng tính sao cho nội dung nằm trong chiều rộng của trang, nhập 1 vào page(s) wide by và 0 vào tall.

Xem thêm: Cách in 2 mặt trên máy in 1 mặt đơn giản ai cũng làm được

Những điều cần lưu ý khi in 1 mặt trong Excel

Khi in 1 mặt trong Excel, có một số điều bạn cần lưu ý để đảm bảo kết quả theo mong muốn:

• Trước khi in, hãy chắc chắn rằng bạn đã chọn đúng vùng dữ liệu mà bạn muốn in. Điều này đảm bảo chỉ có những phần cần thiết được in ra và tránh lãng phí giấy in.
• Hãy sử dụng tính năng “Xem trước” để xem trước trang in và kiểm tra xem nội dung có phù hợp trên trang in hay không. Bạn có thể điều chỉnh kích thước và định dạng của các ô trong Excel để chúng hiển thị tốt trên trang in.
• Trong Excel, bạn có thể tùy chỉnh định dạng của trang in để đảm bảo in ra đúng kích thước và hướng của trang giấy. Bạn có thể điều chỉnh kích thước trang, cỡ giấy, hướng in (dọc/ngang) và các tùy chọn khác từ menu “Trang in” hoặc “Bố cục trang”.
• Nếu bạn muốn bao gồm tiêu đề hoặc chú thích trong bản in, hãy chắc chắn rằng bạn đã thêm chúng vào trước khi in. Bạn có thể sử dụng các công cụ định dạng trong Excel để làm cho tiêu đề và chú thích trở nên rõ ràng và thu hút.
• Kiểm tra lại một lần nữa xem tất cả dữ liệu, công thức và định dạng đã chuẩn bị sẵn sàng. Điều này giúp tránh in ra những lỗi không mong muốn hoặc thiếu sót trong bản in.
• Sau khi in, hãy lưu trữ bản gốc của tập tin Excel để bạn có thể sử dụng lại hoặc chỉnh sửa nếu cần. Bạn cũng nên duy trì bản sao lưu của dữ liệu quan trọng để tránh mất mát không đáng có.

Xem thêm: Hướng dẫn cách in 2 mặt giấy với file Word, Excel, PDF

Như vậy bài viết trên đã hướng dẫn cách in 1 mặt trong Excel đơn giản, chi tiết nhất. Hãy thực hiện đúng trình tự để tạo ra bản in phù hợp với yêu cầu. Chúc bạn thành công!