Cách in giấy khen hàng loạt trong word cực đơn giản

Bạn đang tìm cách in giấy khen hàng loạt trong Word một cách dễ dàng và hiệu quả? Hãy cùng tìm hiểu cách thực hiện điều này qua các bước đơn giản dưới đây. Với hướng dẫn của Thiên Phú Copier, bạn sẽ có thể in ra những tờ giấy khen chất lượng cao một cách nhanh chóng và hiệu quả. 

Những điều cần chuẩn bị trước khi in giấy khen

Trước khi tiến hành làm giấy khen, bạn cần chuẩn bị trước một số vấn đề sau:

• Thiết kế mẫu giấy khen: Bạn cần thiết kế một mẫu giấy khen đẹp theo đúng định dạng, kích thước và thông tin cần thiết. Hoặc bạn có thể sử dụng các phôi giấy khen có sẵn để tiết kiệm được nhiều thời gian thiết kế.
• Chọn loại giấy phù hợp: Nên chọn giấy in bằng khen chất lượng tốt, phù hợp với mẫu giấy khen và mục đích sử dụng.
• In thử và chỉnh sửa: Trước khi in số lượng lớn, bạn nên in thử một số bản để kiểm tra xem viền giấy khen, màu sắc, chất lượng và độ phân giải có đúng như mong đợi hay không. 
• Chọn đơn vị in ấn uy tín: Nên chọn đơn vị in ấn chất lượng uy tín để đảm bảo giấy khen được in ấn chất lượng tốt và đúng hẹn.

Những loại máy in phù hợp cho hoạt động tạo giấy khen

Hiện nay, có nhiều loại máy in phù hợp cho hoạt động in ấn giấy khen, tùy thuộc vào số lượng giấy cần in và mức độ chi tiết và độ phân giải của mẫu giấy khen. Dưới đây là một số máy in được sử dụng cho việc in giấy khen:

Máy in laser: Loại máy in này có tốc độ in nhanh, chất lượng in đẹp và độ bền cao. Máy in laser thường được sử dụng cho việc in số lượng lớn giấy khen.

Máy in phun màu: Đây là loại máy in thường được sử dụng cho các thiết kế và mẫu giấy khen chi tiết hoặc có hình ảnh, biểu tượng, logo… Máy in phun màu đem lại chất lượng in ấn chính xác và sống động.

Máy in kim: Đây là một lựa chọn khác khi in số lượng giấy khen ít. Máy in kim có tốc độ in rất nhanh và độ bền cao, tuy nhiên chất lượng in không được đẹp bằng máy in laser hoặc phun màu.

Máy in ảnh: Đây là loại máy in sử dụng để in ảnh chất lượng cao, có thể in các bản giấy khen với hình ảnh chất lượng cao. Tuy nhiên, tốc độ in và chi phí sử dụng của máy in ảnh hơi cao hơn so với các loại máy in khác.

Nếu như bạn không biết mua máy in ở đâu uy tín thì có thể liên hệ đến Thiên Phú Copier nhé. Chúng tôi chuyên bán và cho thuê máy in màu, máy in đa năng với mức giá vô cùng ưu đãi.

Cách in giấy khen hàng loạt trong Word cực đơn giản

Để in bằng khen hàng loạt trong Word, bạn có thể tham khảo các bước thực hiện dưới đây:

Bước 1: Tạo một mẫu bằng khen trong Word với các thông tin cần thay đổi được để trống. Tạo một bảng tính mới trong Excel và nhập thông tin của người được in trong giấy khen.

Bước 2: Trong Word, nhấn vào tab “Mailing” trong thanh menu, chọn “Khởi tạo thư”. Chọn “Danh sách chữ” và sau đó chọn bảng tính Excel của bạn.

Bước 3: Chọn mẫu giấy khen của bạn bằng cách nhấn vào nút “Chọn tài liệu”. Sử dụng chức năng “Insert Merge Field” từ thanh công cụ trên cùng của Word để thêm các trường thông tin từ danh sách Excel của bạn vào giấy khen mẫu.

Bước 4: Tùy chỉnh nền giấy khen trên trang để nó trông chính xác như bạn muốn. Nhấn vào nút “Hoàn tất và hợp nhất” và chọn “In tài liệu”.

Những lưu ý khi in bằng khen hàng loạt trong Word

Khi in bằng khen hàng loạt trong Word, bạn cần kiểm tra kỹ bảng tính Excel của bạn để chắc chắn rằng thông tin của mỗi người được nhập đúng và đầy đủ. Hãy đảm bảo rằng giấy khen mẫu của bạn được thiết kế và định dạng đúng cách với các trường thông tin thay đổi để trống và được đánh dấu để thay đổi sau. Kiểm tra kỹ lỗi chính tả trước khi in, đặc biệt là khi chèn các trường thông tin từ danh sách Excel của bạn vào giấy khen.

Nếu bạn cần sử dụng hình ảnh, biểu tượng hoặc logo trong giấy khen thì nên sử dụng các định dạng hình ảnh phù hợp để đảm bảo chất lượng hình ảnh được in ấn tốt nhất. Uppercase và Lowercase trong danh sách Excel, đảm bảo rằng tất cả các trang có cùng kích thước và định dạng giấy. Nếu bạn không chắc chắn về chất lượng in ấn hoặc loại giấy in, hãy in một bản thử trước khi in hàng loạt.

Một số vấn đề thường gặp khi in giấy khen hàng loạt trong Word

Dưới đây là những vấn đề máy in thường gặp khi in ấn giấy khen hàng loạt trong Word.

Máy tính không tìm được máy in trong mạng LAN

Nếu máy tính không tìm được máy in chắc chắn bạn sẽ không thể tiến hành in bằng khen. Trường hợp máy in được kết nối qua một cổng mạng, hãy kiểm tra xem dây cáp mạng có bị lỏng không. Ngoài ra, bạn cũng cần đảm bảo rằng địa chỉ IP của máy in đã được cấu hình đúng trên mạng LAN và là duy nhất. Driver đã bị lỗi hoặc hỏng cũng gây ra sự cố không kết nối được với máy in.

Lỗi máy in không thực hiện in liên tục

Khi máy in của bạn không thực hiện in liên tục, cần đảm bảo kết nối đúng với máy tính hoặc laptop để tránh các rắc rối về kết nối. Nếu khi chèn giấy vào máy in mà không đặt đúng cách thì cũng có thể dẫn đến máy in không thể in liên tục. Trường hợp đầu in bị tắc nghẽn, không hoạt động một cách chính xác gây nên trục trặc khi in cần kiểm tra đầu in và làm sạch trước khi tiến hành in giấy khen.

Lỗi máy hiển thị Ready To Print nhưng không thực hiện lệnh

Máy in hiển thị tình trạng “Ready To Print” nhưng không thực hiện lệnh là một lỗi khá phổ biến khi in. Bạn hãy kiểm tra xem trong hàng đợi in của máy tính bạn có bất kỳ tệp in nào đang chờ in hay không. Nếu có, hãy xóa các tệp in này và thử in lại. Máy in cũng phải được chia sẻ đúng cách và đảm bảo giữ tất cả các kết nối. Một cách khắc phục nữa là thử khởi động lại máy in và thao tác lại lệnh in.

Lỗi máy in xuất hiện sọc màu, sai màu

In giấy khen bị xuất hiện sọc màu, sai màu phải làm sao? Nếu mực in đã hết hoặc không đúng loại mực sử dụng cho máy in, có thể gây ra sọc màu hoặc sai màu khi in. Bạn nên kiểm tra lại mực in còn đủ không và đúng loại mực sử dụng cho máy in không. 

Dây cấp dữ liệu kết nối máy tính và máy in có thể bị gãy hoặc bị lỏng, dẫn đến sai màu và sọc màu khi in ấn giấy khen. Vì vậy, bạn nên kiểm tra lại dây cáp dữ liệu và đảm bảo máy vẫn được kết nối chặt chẽ. Bạn có thể cài đặt lại driver máy in hoặc nâng cấp phiên bản mới để khắc phục vấn đề trên.

>>> Xem thêm: Hướng dẫn cài đặt driver cho máy in Ricoh cực chi tiết

Một số lỗi thường gặp khác

Khi in ấn giấy khen hàng loạt trong Word, người dùng còn bắt gặp một số vấn đề sau:

• Sai cỡ giấy: Khi in bằng khen, cỡ giấy thường được thiết lập là A4. Tuy nhiên nếu máy in của bạn không hỗ trợ cỡ giấy này hoặc bạn không thiết lập cỡ giấy đúng, dễ gây ra sai cỡ giấy cho giấy khen.
• Sai cỡ chữ: Khi thiết kế giấy khen một cách nhanh chóng, người dùng thường sử dụng kích thước chữ lớn để dễ nhìn rõ. Tuy nhiên, nếu chữ quá to, có thể khi in ra sẽ không đủ chỗ để hiển thị đầy đủ thông tin trên giấy khen.
• Tràn lề hoặc bị cắt lề: Tràn lề hoặc bị cắt lề là hiện tượng khi máy in không thể in ra khối lượng dữ liệu toàn bộ của trang, vì vậy một số từ hoặc dòng chữ sẽ bị cắt phần hoặc bị hiển thị sai.
• Sai độ phân giải: Độ phân giải là yếu tố rất quan trọng đối với giấy khen, nếu độ phân giải không đúng sẽ làm ảnh hưởng đến chất lượng in ấn.

Như vậy, bài viết trên Thiên Phú đã giới thiệu cho bạn cách làm giấy khen cực đơn giản. Hy vọng, từ những thông tin mà chúng tôi chia sẻ, bạn có thể in giấy khen dễ dàng hơn và tạo ra những tờ giấy khen thật đẹp mắt và chuyên nghiệp. Theo dõi Thiên Phú Copier để đón đọc thêm nhiều bài viết hữu ích về in ấn và photocopy nhé.

Thông tin liên hệ:

Điện thoại: 0818 339 039 (Zalo)

Email: thienphucopierkd@gmail.com

Website: https://shopmayphoto.com/

Địa chỉ: 36 Nguyễn Gia Trí, Phường 25, Quận Bình Thạnh, Thành phố Hồ Chí Minh.