Hướng dẫn cách in phong bì thư trong word đơn giản

Microsoft Word là một phần mềm phổ biến và được sử dụng rộng rãi cho việc soạn thảo văn bản. Ngoài việc tạo văn bản và giấy tờ, Word cũng cung cấp các tính năng để thiết kế và in phong bì thư. Trong bài viết này, Thiên Phú Copier sẽ hướng dẫn chi tiết cho bạn về cách làm phong bì đơn giản trong Word.

Một số lợi ích khi in phong bì thư cho doanh nghiệp

Sau đây sẽ là một vài lợi ích của việc tạo phong bì thư mà bạn cần biết:

• Giúp khách hàng và đối tác nhận biết thương hiệu: Phong bì của công ty là một cách để mọi người nhận biết và tiếp cận với công ty. Khi công ty phát triển và mở rộng, việc thu hút sự chú ý của nhiều người trở nên quan trọng hơn. Vì vậy, việc sử dụng phong bì công ty là rất cần thiết.
• Tạo sự chuyên nghiệp và đầu tư cho công ty: Những chi tiết nhỏ trong phong bì thư luôn mang lại thành công lớn. Việc sử dụng phong bì công ty cho các mục đích khác nhau sẽ mang lại hiệu quả khác nhau. Không chỉ chứng tỏ lòng thành, mà còn thể hiện sự nghiên cứu và nghiêm túc trong việc mang lại lợi ích tốt đẹp cho người nhận.
• Xây dựng thương hiệu: Chiếc phong bì khi được gửi đến tay khách hàng nếu gây ấn tượng sẽ trở thành một hình ảnh thương hiệu và in sâu trong tâm trí của họ. Ngoài ra, nó còn có thể được chuyển giao cho người khác, tạo ra sự lan tỏa tích cực cho công ty.
• Công cụ giao tiếp với khách hàng: Thông tin trên phong bì rõ ràng giúp khách hàng dễ dàng tiếp nhận. Đồng thời tạo ấn tượng lịch sự, trang trọng khi trao đổi. 

Đặc điểm của một phong bì thư chuyên nghiệp

Nếu bạn muốn in phong bì thư chuyên nghiệp và bắt mắt thì bạn cần phải tham khảo những yếu tố dưới đây:

Kích thước tiêu chuẩn

Kích thước tiêu chuẩn của phong bì thư chuyên nghiệp thường được xác định theo tiêu chuẩn quốc tế.

• Phong bì tiêu chuẩn (DL): Kích thước 110mm x 220mm, thích hợp cho việc gửi thư thường ngày và tài liệu thông thường.
• Bì thư C5: Kích thước 162mm x 229mm, lớn hơn phong bì tiêu chuẩn DL, thường được sử dụng để gửi các tài liệu lớn hơn hoặc bìa thư.
• Phong bì C4: Kích thước 229mm x 324mm, dùng để gửi tài liệu lớn hoặc bìa thư có kích thước lớn.

Ngoài ra, còn có các kích thước khác như phong bì A4, phong bì C6, phong bì C7, phong bì E65, tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng và kích thước tài liệu bạn muốn gửi.

Kiểu dáng

Hiện nay, trên thị trường có rất nhiều loại phong bì khác nhau, do đó khi in phong bì thư bạn có thể lựa chọn một kiểu dáng mà mình thích để tạo ấn tượng và sự chuyên nghiệp đối với người nhận.

• Phong bì truyền thống: Kiểu dáng phổ biến nhất, với một mặt phong bì có kích thước phù hợp để chứa thư và một mặt để ghi thông tin người gửi/người nhận.
• Phong bì mở từ hai bên: Được thiết kế với việc mở từ hai bên, cho phép dễ dàng đặt và lấy tài liệu. Kiểu dáng này thường được sử dụng cho việc gửi các tài liệu quan trọng và thông tin quan trọng
• Phong bì bản địa: Đây là kiểu dáng phong bì đặc biệt, được làm từ giấy bản địa truyền thống của một vùng hoặc đất nước cụ thể. Nó tạo ra sự đặc trưng văn hóa và sự kết nối với người nhận.
• Phong bì đặc biệt: Có thể tùy chỉnh phong bì theo ý muốn, bao gồm việc in logo, slogan, thông tin liên hệ của công ty. Điều này tạo nên một phong cách riêng biệt và tạo ấn tượng mạnh cho người nhận.

Quá trình lựa chọn kiểu dáng phong bì phụ thuộc vào mục đích sử dụng và thông điệp bạn muốn gửi đến người nhận. Hãy cân nhắc kỹ lưỡng và lựa chọn phong bì thích hợp để tạo sự chuyên nghiệp.

Giấy in bao bì

Dưới đây là một số loại giấy in phong bì thư phổ biến được nhiều người sử dụng nhất.

• Giấy Offset: Đây là loại giấy thông dụng nhất cho phong bì thư. Nó có độ bền cao, bề mặt mịn và phù hợp cho in chất lượng cao.
• Giấy bóng: Được sử dụng để tạo hiệu ứng bóng và sáng cho phong bì. Nó thường được sử dụng cho các phong bì quảng cáo hoặc đặc biệt.
• Giấy vân mờ: Loại giấy này có bề mặt mờ và tạo ra một vẻ ngoài tinh tế và chuyên nghiệp cho phong bì thư.
• Giấy nghệ thuật: Loại giấy này có chất lượng cao và được sử dụng cho phong cách thiết kế đặc biệt và sang trọng. Nó thường được sử dụng cho các dịp đặc biệt hoặc trong lĩnh vực kinh doanh cao cấp.
• Giấy tái chế: Giấy tái chế được làm từ chất liệu đã tái chế và được sử dụng để tạo phong bì thân thiện với môi trường.

>>> Xem thêm: Tổng hợp các loại giấy in tờ rơi tốt nhất năm 2023

Hướng dẫn chi tiết cách in phong bì thư trong word

Quá trình thiết kế và tạo phong bì thư trên các phiên bản phần mềm Microsoft Word đều tương tự nhau. Dưới đây sẽ là những bước cơ bản mà bạn có thể thực hiện:

Bước 1: Khởi động phần mềm Microsoft Word

Trước hết hãy mở phần mềm Microsoft Word trên máy tính của bạn. Sau khi giao diện chính của Word hiển thị, bạn hãy nhấp vào tab “Thư và Bưu kiện” trên thanh công cụ ở phía trên màn hình. Tiếp theo, bạn nhấp vào tùy chọn “Phong bì và Nhãn”.

Bước 2: Điền tất cả thông tin lên phong bì thư

Khi màn hình “Bảng Phong bì” hiển thị, bạn sẽ cần nhập các thông tin cần thiết trên phong bì. bao gồm:

• Delivery address (Địa chỉ người nhận): Nhập thông tin chi tiết về địa chỉ người nhận phong bì thư.
• Return address (Địa chỉ người gửi): Nhập các thông tin về địa chỉ người gửi.

Bước 3: Chọn kích thước hợp lý cho phong bì

Để lựa chọn kích thước phù hợp cho phong bì thư khi in trong Word, bạn có thể nhấp chuột vào mục “Options“. Trong cửa sổ tùy chọn, bạn có thể chỉnh kích thước phong bì theo ý muốn.

Ngoài ra, bạn cũng có thể tùy chỉnh kích thước phong bì riêng dựa trên mẫu phong bì sẵn có. Để làm điều này, bạn cần:

• Nhấp “Custom size“, sau đó chọn mục “Customize” cuối cùng.
• Một bảng nhỏ gọi là “Envelope size” sẽ hiển thị. Tại đây, bạn có thể thiết lập kích thước phù hợp theo ý muốn. Bao gồm chiều ngang (Width) và chiều cao (Height).

Bước 4: Định dạng font chữ

Để thiết lập phông chữ cho phong bì thư khi in trong Word, bạn cần tuân thủ theo trình tự:

• Nhấp chuột vào mục “Options“.
• Trong cửa sổ tùy chọn, bạn chọn phông chữ mà bạn muốn sử dụng cho phong bì thư. Lưu ý chọn những phông chữ có định dạng dễ đọc và phù hợp với bố cục của phong bì thư để tạo sự hài hòa.
• Nhấp chọn mục “Preview” ở phía dưới của hộp thoại. Bạn sẽ có cái nhìn trước về cách phong bì thư sẽ được in với phông chữ và kích thước đã chọn.

Bước 5: Chọn hướng in phong bì thư

Để lựa chọn hướng đặt phong bì khi in trên Word, bạn nhấp chuột vào mục “Printing Options” để mở cửa sổ tùy chọn in ấn. Tiếp theo lựa chọn hướng đặt phong bì theo ý muốn. Bạn có thể chọn hướng phong bì hướng xuống, hướng lên, đặt cạnh trên vào trong máy in trước hoặc ngược lại đặt cạnh hông trước.

Bước 6: Thêm phong bì trong mục tài liệu

Lựa chọn “Add to Document” giúp bạn lưu lại thiết kế bì thư và kết hợp nó với nội dung của thư. Khi in ấn, trang đầu tiên sẽ là phong bì và các trang sau đó sẽ chứa nội dung bạn muốn gửi đi.

Bước 7: In bì thư

Sau khi hoàn thành thiết kế phong bì theo ý muốn, bạn nhấp vào mục “File” và chọn “Print” để tiến hành in phong bì. Để đảm bảo phong bì được in chính xác, bạn đặt phần nắp phong bì úp xuống phía dưới. Điều này giúp tránh tình trạng phong bì bị kẹt trong quá trình in ấn.

>>> Xem thêm: Hướng dẫn cách in card visit cực đơn giản, ai cũng làm được

Lưu ý quan trọng khi in phong bì thư

Khi in bì thư trong Word, có một số lưu ý quan trọng mà bạn nên ghi nhớ:

• Đảm bảo kích thước phong bì đã được thiết lập chính xác trong Word trước khi in. Sử dụng kích thước phù hợp với phong bì mà bạn sẽ sử dụng để đảm bảo khớp hoàn hảo
• Nắp phong bì phải đặt theo hướng đúng. Thông thường, nắp phong bì nên được đặt úp xuống dưới để tránh tình trạng kẹt phong bì trong quá trình in.
• Trước khi thực hiện in phong bì, hãy kiểm tra cài đặt in của máy tính. Đảm bảo rằng bạn đã chọn đúng máy in và các cài đặt in khác như loại giấy và độ phân giải.
• Hãy thử in một số phong bì thử nghiệm. Mục đích là để kiểm tra xem kết quả in có đúng như mong đợi hay không. Điều này giúp bạn tránh lãng phí giấy và mực in.
• Khi đã in xong, hãy lưu trữ phong bì một cách cẩn thận và sắp xếp chúng ngay ngắn để có thể dễ dàng sử dụng khi cần.

Lời kết

Như vậy, trên đây chúng tôi đã chia sẻ cho bạn cách làm bì thư đẹp, đơn giản trong Word. Mong rằng bài viết trên sẽ cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích, giúp bạn có thể in phong bì thư trong Word một cách dễ dàng và nhanh chóng. Nếu bạn đang có nhu cầu mua máy photo hoặc thuê máy photocopy để phục vụ công việc, in bì thư thì hãy liên hệ đến Thiên Phú Copier qua các phương thức sau để được hỗ trợ và tư vấn miễn phí nhé:

Thông tin liên hệ:

Điện thoại: 0818 339 039 (Zalo)

Website: https://shopmayphoto.com/

Email: thienphucopierkd@gmail.com

Địa chỉ: 36 Nguyễn Gia Trí, Phường 25, Quận Bình Thạnh, Thành phố Hồ Chí Minh.